Evenement organiseren in coronatijd

Sinds 1 juli 2020 is het terug mogelijk om evenementen of andere eenmalige bijeenkomsten/ feesten te organiseren. Die zijn wel aan strikte regels gebonden:

  • Voor elk type evenement is het maximum aantal bezoekers bepaald.
  • Voor sommige evenementen moet je een melding doen.
  • Voor sommige evenementen moet je een aanvraag indienen.

Hier onder geven we in een notendop weer waar je voor welk evenement/feest rekening mee moet houden.

Familie- of tuinfeest 

Een BBQ of familiefeestje in de tuin kan tot max. 10 personen die in je vaste bubbel voor die week zitten.

Een aanvraag is niet nodig maar verwittig best je buren zodat ze op de hoogte zijn. Ondanks dat het toegestaan is vragen we je toch om rekening te houden met de buurt en het aantal bijeenkomsten in je eigen tuin te beperken.

Er zijn geen specifieke voorwaarden maar de 6 gouden regels blijven steeds van toepassing, bij voorkeur ook in je eigen bubbel.

Receptie of banket 

Hier moet je onderscheid maken tussen een privé of een publiek evenement.

Recepties en banketten met privékarakter kunnen plaatsvinden voor personen die onder hetzelfde dak wonen met maximum vijf steeds dezelfde personen met een maximum van 10 personen in totaal. Kinderen jonger dan 12 jaar zijn niet meegerekend in deze 5 personen (toepassing van de regels van de sociale bubbel). De recepties en banketten moeten georganiseerd worden volgens het geldende protocol wanneer ze in een publiek toegankelijke plaats doorgaan.

De banketten en recepties toegankelijk voor het publiek worden beschouwd als evenementen en dienen dus de regels die van toepassing zijn voor evenementen te volgen. Recepties en banketten mogen niet plaatsvinden tussen 1 uur ’s nachts en 6 uur ’s morgens. Het maximum aantal aanwezigen is 100 binnen en 200 buiten.

De regels voor horeca zijn eveneens van toepassing:
1. de tafels worden zo geplaatst dat een afstand van minstens 1,5 meter tussen de tafels wordt gegarandeerd, tenzij de tafels worden gescheiden door een plexiglazen wand of een gelijkwaardig alternatief met een minimale hoogte van 1,8 meter ;
2. een maximum van tien personen per tafel is toegestaan;
3. enkel zitplaatsen aan tafel zijn toegestaan;
4. elke klant moet aan zijn eigen tafel blijven zitten;
5. het dragen van een mondmasker door het zaalpersoneel is verplicht (indien dit omwille van medische redenen niet mogelijk is, kan een gelaatsscherm gedragen worden);
6. het dragen van een mondmasker door het keukenpersoneel is verplicht, (indien dit omwille van medische redenen niet mogelijk is, kan een gelaatsscherm gedragen worden); 7. er is geen enkele bediening aan de bar toegestaan, met uitzondering van eenmanszaken met naleving van een afstand van 1,5 meter;
8. terrassen en openbare ruimten worden georganiseerd overeenkomstig de voorschriften bepaald door de gemeentelijke overheden en met respect voor dezelfde regels als deze die binnen gelden.
9. de contactgegevens van één klant per tafel, die zich kunnen beperken tot een telefoonnummer of een e-mailadres, moeten worden geregistreerd bij aankomst en bewaard gedurende 14 kalenderdagen teneinde enig later contactonderzoek te faciliteren. Die contactgegevens mogen enkel worden gebruikt voor de doeleinden van de strijd tegen COVID-19, moeten worden vernietigd na 14 kalenderdagen en de klanten moeten uitdrukkelijk hun akkoord geven. Voor de klanten die dit weigeren wordt de toegang tot de inrichting bij aankomst geweigerd.

Het personeel van de professionele traiteur/catering wordt niet meegerekend bij het aantal genodigden.

Voor vaste locaties zoals feestzalen is een aanvraag niet nodig.

Voor evenementen met meer dan 50 personen dien je een aanvraag in. Een evenement aanvragen doe je door het CERM-formulier in te vullen en te mailen naar vrijetijd@machelen.be.

Je ontvangt binnen de 10 werkdagen een goedkeuring of afwijzing.

Voor recepties en banketten gelden dezelfde maatregelen die ook de horeca moet naleven.

Publieke evenementen 

Een evenement of een voorstelling kan voor max. 100 personen (binnen) of max. 200 personen (buiten).

Als je catering voorziet, moet dit gebeuren volgens dezelfde maatregelen die ook de horeca moet naleven. Een afhaaltoog of afhaal-eetstandjes mogen niet.

Je evenement stopt ten laatste om 1 uur.

Een publiek evenement vraag je door het CERM-formulier in te vullen en te mailen naar vrijetijd@machelen.be. Hierop ontvang je dan zo snel mogelijk een goedkeuring of een afwijzing.

Daar bovenop moet je voor elk evenement een COVID-veiligheidsplan opmaken. Dit plan dien je in voor de start van het evenement.

Eetdagen 

Een publieke eetdag van een vereniging kan op een vaste of tijdelijke locatie voor max. 100 personen (binnen) of max. 200 personen (buiten), waarbij de gasten aan tafels van max. 15 personen zitten.

Een eetdag vraag je aan door het CERM-formulier in te vullen en te mailen naar vrijetijd@machelen.be. Je ontvangt binnen de 10 werkdagen een goedkeuring of afwijzing.

Je moet voor elke eetdag een COVID-veiligheidsplan opmaken. Dit plan dien je in voor de start van het evenement. Maak je gebruik van een vaste locatie, dan volstaat het als die locatie een algemeen COVID-veiligheidsplan heeft.

Wil je meerdere gasten per tafel ontvangen dan moeten de tafels en stoelen na het vertrek van de gasten ontsmet worden, voor er nieuwe gasten mogen plaatsnemen. Alles wat op tafel kwam moet na het vertrek van de gasten in de afvalcontainer of moet gereinigd en ontsmet worden. Zet géén boterpotjes, zout- en pepervaatjes, olie en azijn, ketchupflesjes, broodmandjes, siervoorwerpen, enz. op tafel Geef voorkeur aan individueel verpakte porties.

Verder gelden dezelfde maatregelen die ook de horeca moet naleven.

Straat/buurtfeesten 

Straat- of buurtfeesten op een pleintje of in een afgesloten straat kunnen weer!

Wil je eten serveren, bv. BBQ, op een privé buurtfeest met maximum 50 personen, dan gelden dezelfde regels als bij 'Receptie of banket (max. 50/400 personen)' hierboven.

Wil je een publiek toegankelijke voorstelling, receptie of banket organiseren tot max. 200 personen, dan gelden de regels van 'Publieke evenementen (max. 100/200 personen)' hierboven.

Je evenement stopt ten laatste om 1 uur.

Voor een straat- of buurtfeest met 15 tot 50 personen, doe je een melding via het online meldingsformulier.

Voor een straat- of buurtfeest met meer dan 50 personen dien je een aanvraag in door het CERM-formulier in te vullen en te mailen naar vrijetijd@machelen.be. Je ontvangt binnen de 10 werkdagen een goedkeuring of afwijzing.

Daar bovenop moet je voor je straat-/buurtfeest een COVID-veiligheidsplan opmaken. Dit plan dien je in voor de start van het evenement.

Vergeet zeker ook je feestcheque niet aan te vragen via dit aanvraagformulier.

Sport 

Alle sportactiviteiten kunnen plaatsvinden volgens de geldende protocollen, indoor en outdoor, amateur of professioneel, minstens onder volgende voorwaarden:

Sportactiviteiten in niet-georganiseerd verband: Deze activiteiten mogen enkel worden uitgeoefend binnen de eigen sociale bubbel, dit wil zeggen maximum met 10 personen (kinderen onder de 12 jaar niet meegerekend).

Sportactiviteiten in een georganiseerd verband (namelijk door een club of een vereniging):
Deze activiteiten kunnen plaatsvinden
• maximum met 50 personen;
• steeds in de aanwezigheid van een meerderjarige trainer, begeleider of een toezichter.

Voor een wedstrijd van outdoor sporten met meer dan 200 toeschouwers dien je een aanvraag in door het CERM-formulier in te vullen en te mailen naar vrijetijd@machelen.be. Je ontvangt binnen de 10 werkdagen een goedkeuring of afwijzing.

Hou wel altijd rekening met het protocol dat de federatie van jouw sportdiscipline opstelde. Dit protocol moet je strikt toe passen.

Bovendien moet je voor outdoor sporten met publiek een COVID-veiligheidsplan opmaken. Dit plan dien je in voor de start van het evenement. Voor zich herhalende activiteiten zoals een wekelijkse voetbalwedstrijd volstaat het om eenmalig een COVID-veiligheidsplan in te dienen.

Religieuze diensten 

Religieuze diensten en levensbeschouwelijke bijeenkomsten (wekelijks, dagelijks of naar aanleiding van geboorte, doop, huwelijk en overlijden) kunnen doorgaan met een maximum van 100 personen. 

Voor een koffietafel of receptie na de eredienst, dien je de regels te volgen van 'Receptie of banket'.

Vinden deze plaats in de daarvoor voorziene vaste infrastructuren is er geen aanvraag nodig.

Diensten op het openbaar domein vraag je aan door het CERM-formulier in te vullen en te mailen naar vrijetijd@machelen.be. Je ontvangt binnen de 10 werkdagen een goedkeuring of afwijzing.

Fuiven

Klassieke fuiven of dansfeesten zijn niet mogelijk. Er kunnen immers enkel evenementen doorgaan waarbij deelnemers in vaste bubbels van max. 10 personen ondergebracht worden. Ook evenementen die gebruik maken van een afhaaltoog of voedingskramen kunnen voorlopig niet.

Andere evenementen

Voor andere evenementen die niet in één van de bovenstaande passen kun je een aanvraag sturen naar vrijetijd@machelen.be. Omschrijf in je vraag duidelijk het evenement dat je wil organiseren met zoveel mogelijk details. Dan trachten we zo snel mogelijk een antwoord te geven op deze aanvraag.

De 6 gouden regels:

1. respecteer de hygiënevoorschriften
2. organiseer activiteiten (liefst) in de buitenlucht
3. neem extra voorzorgsmaatregelen voor mensen die tot risicogroepen behoren
4. respecteer de veiligheidsafstand
5. hou je aan de regel van de uitgebreide bubbel (vijftien verschillende mensen per week, naast het gezin, als individueel recht)
6. groepsactiviteiten: mogen niet meer dan 15 personen omvatten, inclusief kinderen; dit geldt voor alle niet-gekaderde samenscholingen, ongeacht of ze binnen- of buitenshuis plaatsvinden.