Evenement organiseren in coronatijd

Sinds 1 juli 2020 is het terug mogelijk om evenementen of andere eenmalige bijeenkomsten/ feesten te organiseren. Die zijn wel aan strikte regels gebonden:

  • Voor elk type evenement is het maximum aantal bezoekers bepaald.
  • Voor sommige evenementen moet je een melding doen.
  • Voor sommige evenementen moet je een aanvraag indienen.

Hier onder geven we in een notendop weer waar je voor welk evenement/feest rekening mee moet houden.

VANAF 1 OKTOBER 2020

Familie- of tuinfeest 

Een BBQ of familiefeestje zonder professionele cateraar kan enkel met het eigen huishouden en maximum 4 andere personen. Kinderen jonger dan 12 jaar tellen niet mee in dit aantal.

Een aanvraag is niet nodig, maar als dit in de tuin doorgaat verwittig je best je buren zodat ze op de hoogte zijn.

Er zijn geen specifieke voorwaarden, maar de 6 gouden regels blijven steeds van toepassing, bij voorkeur ook in je eigen bubbel.

Receptie of banket zonder cateraar 

Een BBQ of familiefeestje zonder professionele cateraar kan enkel met het eigen huishouden en maximum 4 andere personen. Kinderen jonger dan 12 jaar tellen niet mee in dit aantal.

Onder professionele cateraar verstaan we alle traiteurs of organisatoren met een BTW-nummer.

Een aanvraag is niet nodig.

Er zijn geen specifieke voorwaarden, maar de 6 gouden regels blijven steeds van toepassing, bij voorkeur ook in je eigen bubbel.

Receptie of banket met cateraar 

Recepties of banketten kunnen tot een onbeperkt aantal deelnemers indien deze verzorgd worden door een professionele traiteur. Onder professionele cateraar verstaan we alle traiteurs of organisatoren met een BTW nummer.

Het evenement eindigt ten laatste om 1 uur.

Dansen is nergens toegestaan.

Voor gezeten recepties en banketten verzorgd door een professionele catering/traiteur gelden geen beperkingen voor het aantal genodigden, zolang volgende horecaregels gevolgd worden:

  • de tafels worden zo geplaatst dat een afstand van minstens 1,5 meter tussen de tafels wordt gegarandeerd, tenzij de tafels worden gescheiden door een plexiglazen wand of een gelijkwaardig alternatief met een minimale hoogte van 1,8 meter;
  • een maximum van tien personen per tafel is toegestaan;
  • enkel zitplaatsen aan tafel zijn toegestaan;
  • het dragen van een mondmasker door het zaalpersoneel is verplicht (indien dit omwille van medische redenen niet mogelijk is, kan een gelaatsscherm gedragen worden);
  • het dragen van een mondmasker door het keukenpersoneel is verplicht, (indien dit omwille van medische redenen niet mogelijk is, kan een gelaatsscherm gedragen worden);
  • er is geen enkele bediening aan de bar toegestaan, met uitzondering van eenmanszaken met naleving van een afstand van 1,5 meter;
  • terrassen en openbare ruimten worden georganiseerd overeenkomstig de voorschriften bepaald door de gemeentelijke overheden en met respect voor dezelfde regels als deze die binnen gelden;
  • drankgelegenheden en restaurants mogen geopend blijven vanaf hun gebruikelijke openingsuur tot één uur ‘s nachts, tenzij de gemeentelijke overheid oplegt dat ze eerder moeten sluiten, en ze moeten gedurende een ononderbroken periode van 5 opeenvolgende uren gesloten blijven;
  • de contactgegevens van één klant per tafel, die zich kunnen beperken tot een telefoonnummer of een e-mailadres, moeten worden geregistreerd bij aankomst en bewaard gedurende 14 kalenderdagen teneinde enig later contactonderzoek te faciliteren. Die contactgegevens mogen enkel worden gebruikt voor de doeleinden van de strijd tegen COVID-19, moeten worden vernietigd na 14 kalenderdagen en de klanten moeten uitdrukkelijk hun akkoord geven. Voor de klanten die dit weigeren wordt de toegang tot de inrichting bij aankomst geweigerd.
  • Meer info op: https://heropstarthoreca.be/

Bovendien moeten de catering/traiteurszaken die gezeten recepties en banketten organiseren, verplicht te waken over:

  • het tijdig informeren van de klanten en werknemers over de geldende preventiemaatregelen en verstrekken de werknemers een passende opleiding.
  • het ter beschikking stellen aan het personeel en de klanten van middelen om de noodzakelijke handhygiëne te voorzien;
  • het nemen van de gepaste hygiënemaatregelen om de werkplaats en het gebruikte materiaal regelmatig te desinfecteren;
  • het zorgen voor een goede verluchting van de werkplaats;
  • het aanduiden en bekendmaken van een contactpersoon, zodat klanten en personeelsleden, een mogelijke besmetting met het coronavirus COVID-19 kunnen melden met het oog op het vergemakkelijken van contact-tracing.

Voor vaste locaties zoals feestzalen is een aanvraag niet nodig.

Dit soort evenement aanvragen doe je door het CERM-formulier in te vullen en te mailen naar vrijetijd@machelen.be. Je ontvangt binnen de 10 werkdagen een goedkeuring of afwijzing.

Daar bovenop moet je voor elk evenement een COVID-veiligheidsplan opmaken. Dit plan dien je in voor de start van het evenement.

Publieke evenementen 

Een evenement of een voorstelling kan voor max. 200 personen (binnen) of max. 400 personen (buiten).

Als je catering voorziet, moet dit gebeuren volgens dezelfde maatregelen die ook de horeca moet naleven. Een afhaaltoog of afhaal-eetstandjes mogen niet.

Je evenement stopt ten laatste om 1 uur.

Een publiek evenement vraag je aan door het CERM-formulier in te vullen en te mailen naar vrijetijd@machelen.be. Hierop ontvang je dan zo snel mogelijk een goedkeuring of een afwijzing.

Daar bovenop moet je voor elk evenement een COVID-veiligheidsplan opmaken. Dit plan dien je in voor de start van het evenement.

Eetdagen 

Een eetdag van een vereniging op een vaste of tijdelijke locatie kan met een onbeperkt aantal deelnemers indien deze verzorgd wordt door een professionele cateraar. Onder professionele cateraar verstaan we alle traiteurs of organisatoren met een BTW-nummer.

Een eetdag vraag je aan door het CERM-formulier in te vullen en te mailen naar vrijetijd@machelen.be. Je ontvangt binnen de 10 werkdagen een goedkeuring of afwijzing.

Je moet voor elke eetdag een COVID-veiligheidsplan opmaken. Dit plan dien je in voor de start van het evenement. Maak je gebruik van een vaste locatie, dan volstaat het als die locatie een algemeen COVID-veiligheidsplan heeft.

Indien u meerdere gasten per tafel wenst te ontvangen dienen de tafels en stoelen na het vertrek van de gasten ontsmet te worden, alvorens nieuwe gasten er mogen plaatsnemen. Alles wat op tafel kwam moet na het vertrek van de gasten in de afvalcontainer of moet gereinigd en ontsmet worden.

Op tafel géén boterpotjes, zout- en pepervaatjes, olie en azijn, ketchupflesjes, broodmandjes, siervoorwerpen… Geef voorkeur aan individueel verpakte porties.

Verder gelden dezelfde maatregelen die ook de horeca moet naleven.

Straat/buurtfeesten 

Een straat- of buurtfeest waarbij de buren samenkomen op een pleintje of in een afgesloten straat zonder professionele cateraar kan enkel met het eigen huishouden en maximum 4 andere personen. Kinderen jonger dan 12 jaar tellen niet mee in dit aantal.

Een straat- of buurtfeest waarbij de buren samenkomen op een pleintje of in een afgesloten straat kunnen tot een onbeperkt aantal deelnemers indien dit verzorgd wordt door een professionele traiteur. In dit geval gelden de regels van 'receptie of banket met cateraar'.

Het evenement eindigt ten laatste om 1 uur.

Indien je op het buurt- of straatfeest een publiek toegankelijke voorstelling wil organiseren tot max. 400 personen gelden de regels van 'publieke evenementen'.

Een straatfeest vraag je aan door het CERM-formulier in te vullen en te mailen naar vrijetijd@machelen.be. Hierop ontvang je dan zo snel mogelijk een goedkeuring of een afwijzing.

Sport 

Sportwedstrijden met publiek kunnen tot maximum 200 personen binnen of 400 personen buiten.

Competities mogen georganiseerd worden voor alle sporten. Er geldt geen limiet op het aantal deelnemende sporters.

Voor wedstrijden langs een parcours telt het maximum aantal toeschouwers enkel voor de start- en aankomstzone. Langs de rest van het parcours op de openbare weg, mogen de toeschouwers zich met maximum vijftien personen (sociale bubbel) groeperen.

Voor reguliere indoor sporten met een publiek tot maximum 200 personen dien je geen aanvraag te doen.

Voor outdoor sporten met een maximum van 400 toeschouwers dien je een aanvraag in door het CERM-formulier in te vullen en te mailen naar vrijetijd@machelen.be. Je ontvangt binnen de 10 werkdagen een goedkeuring of afwijzing.

Voor herhaaldelijke activiteiten zoals een wekelijkse voetbalwedstrijd volstaat het om 1 aanvraag te doen.

Voor elke sportdiscipline werd er door de federatie een protocol Dit dien je strikt toe te passen. Meer info kun je vinden op https://www.info-coronavirus.be/nl/protocollen/.

Voor outdoor sporten met publiek moet er een COVID-veiligheidsplan opgemaakt worden. Dit plan dient ingediend te worden voor de start van het evenement.

Voor herhaaldelijke activiteiten zoals een wekelijkse voetbalwedstrijd volstaat het om eenmalig een COVID-veiligheidsplan in te dienen.

Religieuze diensten 

Religieuze diensten en levensbeschouwelijke bijeenkomsten (wekelijks, dagelijks of naar aanleiding van geboorte, doop, huwelijk en overlijden) kunnen doorgaan met een maximum van 200 personen. 

Voor een receptie na de eredienst, dien je de regels te volgen van 'Receptie of banket'. Deze kunnen dus voor max. 10 personen.

Voor een koffietafel is er een uitzondering. Deze vallen onder de regels van 'receptie of banket'. Een professionele cateraar is niet verplicht.

Vinden deze plaats in de daarvoor voorziene vaste infrastructuren is er geen aanvraag nodig.

Diensten op het openbaar domein vraag je aan door het CERM-formulier in te vullen en te mailen naar vrijetijd@machelen.be. Je ontvangt binnen de 10 werkdagen een goedkeuring of afwijzing.

Bijkomende voorwaarden:

  • de veiligheidsafstand van 1.5 meter moet worden tussen elke persoon, behalve voor personen die onder hetzelfde dak wonen;
  • fysieke aanrakingen tussen personen en van voorwerpen door verschillende deelnemers zijn verboden;
  • de terbeschikkingstelling van middelen om de noodzakelijke handhygiëne te voorzien bij de in- en uitgang.

Fuiven

Klassieke fuiven of dansfeesten zijn niet mogelijk. 

Andere evenementen

Voor andere evenementen die niet in één van de bovenstaande passen kun je een aanvraag sturen naar vrijetijd@machelen.be. Omschrijf in je vraag duidelijk het evenement dat je wil organiseren met zoveel mogelijk details. Dan trachten we zo snel mogelijk een antwoord te geven op deze aanvraag.

De 6 gouden regels:

1. respecteer de hygiënevoorschriften
2. organiseer activiteiten (liefst) in de buitenlucht
3. neem extra voorzorgsmaatregelen voor mensen die tot risicogroepen behoren
4. respecteer de veiligheidsafstand
5. hou je aan de regel van de uitgebreide bubbel (vijftien verschillende mensen per week, naast het gezin, als individueel recht)
6. groepsactiviteiten: mogen niet meer dan 15 personen omvatten, inclusief kinderen; dit geldt voor alle niet-gekaderde samenscholingen, ongeacht of ze binnen- of buitenshuis plaatsvinden.